Protokół Z Zebrania

Krok 1: Przygotowanie

Przed rozpoczęciem pisania protokołu z zebrania warto przyszykować sobie kilka rzeczy, które ułatwią pracę:

1. Przygotuj notes lub komputer, na którym będziesz pisać protokół.

2. Zapewnij sobie miejsce, gdzie będziesz mógł wygodnie pracować i skoncentrować się na pisaniu.

3. Upewnij się, że masz dostęp do wszelkich niezbędnych materiałów, takich jak agenda zebrania, wcześniejsze protokoły itp.

Krok 2: Przygotowanie struktury protokołu

Ważnym krokiem jest ustalenie struktury, jaką będziemy stosować w naszym protokole:

Tytuł protokołu

Na początku protokołu powinien znajdować się tytuł, który jednoznacznie określa temat i datę zebrania.

Informacje wstępne

Po tytule protokołu warto umieścić informacje wstępne, takie jak data, miejsce i godzina rozpoczęcia zebrania.

Obecni

Pierwszym punktem powinno być spisanie listy osób obecnych na zebraniu. Warto pamiętać o wymienieniu zarówno uczestników zebrania, jak i osób zaproszonych czy protokolantów.

Agenda

Następnie należy przedstawić plan zebrania – czyli agendę. W tym punkcie wymień wszystkie punkty, które będą omawiane ze szczegółami.

Przebieg zebrania

Następnie zacznij spisywać przebieg zebrania, zaznaczając, jakie decyzje podjęto, jakie dyskusje miały miejsce i jakie wnioski zostały wysunięte.

Podsumowanie i zakończenie

Na zakończenie protokołu należy umieścić krótkie podsumowanie zebrania i podpisy uczestników. Zawsze warto podkreślić, że protokół został przyjęty i zatwierdzony przez obecnych.

Krok 3: Pisanie protokołu

Podczas pisania protokołu z zebrania warto pamiętać o kilku ważnych zasadach:

• Pisz czytelnie i zrozumiale.

• Opisuj wszystkie istotne zdarzenia z zebrania.

• Podawaj imiona i nazwiska osób wypowiadających się, aby ułatwić identyfikację.

• Staraj się być jak najbardziej obiektywny.

• Unikaj nadmiernie rozbudowanych zdań i wyrażeń.

• Aktualizuj protokół na bieżąco, abyś nie zapomniał o żadnym ważnym szczególe.

• Przejrzyj i popraw protokół po zakończonym zebraniu, aby upewnić się, że jest kompletny i zrozumiały.

Krok 4: Zastosowanie odpowiednich tagów

Pisanie protokołu wraz z odpowiednimi tagami HTML umożliwia jego poprawne formatowanie i wyświetlanie. Oto kilka przykładów użycia tagów:

–

–

–

–

Krok 5: Weryfikacja

Po zakończeniu pisania protokołu z zebrania warto jeszcze raz przejrzeć go dokładnie, aby upewnić się, że nie pominięto żadnego ważnego punktu ani szczegółu. Jeśli jesteś pewien, że protokół jest kompletny, gotowy jesteś do jego udostępnienia innym uczestnikom zebrania.

Krok 6: Udostępnienie protokołu

Protokół z zebrania może być udostępniony uczestnikom na kilka sposobów:

• Przesłanie protokołu w formie elektronicznej (e-mail, plik PDF itp.).

• Umieszczenie protokołu na dedykowanej platformie online (np. w chmurze).

• Wydrukowanie protokołu i rozdanie kopii uczestnikom na kolejnym zebraniu.

Pamiętaj, że liczy się szczerość i rzetelność w całym procesie sporządzania i udostępniania protokołu z zebrania. Protokół powinien być wiarygodnym zapisem wszystkich istotnych informacji i decyzji podjętych na spotkaniu.

Napisanie protokołu z zebrania wymaga czasu i uwagi, ale jest kluczowym narzędziem umożliwiającym zrozumienie tego, co zostało omówione i ustalone na spotkaniu. Dlatego tak ważne jest, aby protokół był czytelny, zrozumiały i zawierał wszystkie niezbędne informacje.

Wzór Protokół Z Zebrania

Cel zebrania:

• Powołanie zarządu
• Omówienie bieżących spraw
• Podjęcie decyzji w ważnych kwestiach
• Przedstawienie planu działania na najbliższe miesiące

Data: [Wpisać datę]

Miejsce: [Wpisać miejsce]

Obecni:

1. [Wpisać nazwiska obecnych uczestników]
2. [Wpisać nazwiska obecnych uczestników]
3. [Wpisać nazwiska obecnych uczestników]
4. [Wpisać nazwiska obecnych uczestników]

1. Powołanie zarządu

Przewodniczący zebrania powołał zarząd, który będzie odpowiedzialny za koordynację działań. Do zarządu powołano:

• [Wpisać nazwisk i stanowisk członków zarządu]
• [Wpisać nazwisk i stanowisk członków zarządu]
• [Wpisać nazwisk i stanowisk członków zarządu]

2. Omówienie bieżących spraw

Podczas zebrania omówiono bieżące sprawy, takie jak:

1. [Wpisać temat omówienia i podjęte decyzje]
2. [Wpisać temat omówienia i podjęte decyzje]
3. [Wpisać temat omówienia i podjęte decyzje]

3. Podjęcie decyzji w ważnych kwestiach

Na podstawie dyskusji podjęto decyzje w ważnych kwestiach, w tym:

1. [Wpisać temat decyzji i podjętą decyzję]
2. [Wpisać temat decyzji i podjętą decyzję]
3. [Wpisać temat decyzji i podjętą decyzję]

4. Przedstawienie planu działania na najbliższe miesiące

Przedstawiono plan działania na najbliższe miesiące, który obejmuje:

• [Wpisać działania planowane na poszczególne miesiące]
• [Wpisać działania planowane na poszczególne miesiące]
• [Wpisać działania planowane na poszczególne miesiące]

Zakończenie zebrania:

Przewodniczący podziękował wszystkim uczestnikom za udział w zebraniu i zakończył spotkanie.