Otwórz – Wzór Skuteczną Reklamację

Wzór Skutecznej Reklamacji

Wyślij w formie listu poleconego with proof of delivery:

1. Wysyłając list polecony, możesz być pewien, że Twoja reklamacja zostanie odebrana przez właściwą osobę. Pamiętaj, aby zachować potwierdzenie nadania listu jako dowód.
2. W treści listu podaj dokładne dane dotyczące produktu, który jest przedmiotem reklamacji. Wymień m.in. markę, model oraz numer seryjny, jeśli jest taki dostępny.
3. Opisz szczegółowo problem, który napotkałeś z produktem. Wymieniaj konkretne wady, usterki oraz inne nieprawidłowości, które stwierdziłeś. Możesz również dołączyć zdjęcia lub inne dowody, które potwierdzą Twoje twierdzenia.
4. Zaznacz, jaki jest Twój cel w reklamacji. Czy oczekujesz naprawy, wymiany produktu czy zwrotu pieniędzy? Określ także termin, w jakim oczekujesz odpowiedzi od sprzedawcy.
5. Podaj swoje dane kontaktowe wraz z numerem telefonu oraz adresem e-mail, aby sprzedawca mógł się z Tobą skontaktować w sprawie reklamacji.
6. Pamiętaj, aby podpisać swoje pismo i dołączyć datę wysłania. Upewnij się, że informacje zawarte w liście są czytelne i zrozumiałe.

Reklamacja powinna być wysłana na adres:

Nazwa sklepu
Ulica i numer
Kod pocztowy Miasto
Kraj

Alternatywnie, zamiast listu poleconego, możesz skorzystać z poniższego wzoru e-mail:

• Temat: Reklamacja dotycząca [nazwa produktu] – [numer zamówienia]
• Szanowni Państwo,
• Chciałbym zgłosić reklamację dotyczącą zakupionego u Państwa produktu. Szczegóły reklamacji znajdują się poniżej:
• Nazwa produktu: [nazwa produktu]
• Numer zamówienia: [numer zamówienia]
• Opis problemu: [opis problemu, np. wady, usterki]
• Cel reklamacji: [naprawa/wymiana/zwrot pieniędzy]
• Termin odpowiedzi: [termin, np. 14 dni]
• Dane kontaktowe: [imię i nazwisko], [numer telefonu], [adres e-mail]
• Załączniki: [załączniki, jeśli są dostępne]
• Proszę o odpowiedź w sprawie reklamacji w wyznaczonym terminie.
• Z poważaniem,
• [Twoje imię i nazwisko]

Zachowaj kopię pisma reklamacyjnego oraz wszelkich dokumentów związanych z reklamacją jako dowód.

Pamiętaj: Jeśli sprzedawca nie odpowie w wyznaczonym terminie lub nie załatwi reklamacji w sposób zgodny z twoimi oczekiwaniami, możesz skorzystać z innych dostępnych narzędzi rozstrzygania sporów, takich jak skierowanie sprawy do Rzecznika Praw Konsumenta, mediatora czy w przypadku zakupów online – platformy ODR.

Reklamacja to pismo skierowane do sprzedawcy, producenta lub usługodawcy, w którym konsument zgłasza swój niezadowolenie z zakupionego produktu lub usługi. Jeżeli poczujesz się oszukany lub niezadowolony, warto napisać reklamację i postarać się o uzyskanie satysfakcjonującej odpowiedzi.

Jak napisać skuteczną reklamację? Oto kilka kroków, które pomogą Ci napisać profesjonalne i skuteczne pismo.

Krok 1: Przygotowanie

Zanim zaczniesz pisać reklamację, warto przygotować się odpowiednio do tego zadania. Znajdź wszystkie ważne informacje dotyczące zakupu, takie jak numer faktury, datę zakupu, nazwę produktu i inne szczegóły. Ważne jest również zachowanie spokoju i profesjonalizmu podczas pisania.

Krok 2: Adres

Rozpocznij reklamację od adresu. Umieść swoje dane kontaktowe, takie jak imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu i adres e-mail. Adres powinien znajdować się w lewym górnym rogu strony.

Krok 3: Data

Po adresie umieść datę napisania reklamacji. Data powinna znajdować się bezpośrednio pod adresem, po lewej stronie strony.

Krok 4: Adresat

Pod datą umieść dane adresowe firmy, do której skierowana jest reklamacja. Wymień nazwę firmy, adres, numer telefonu i adres e-mail. Dane adresowe powinny znajdować się pod datą, po lewej stronie strony.

Krok 5: Tytuł

Zapisz tytuł reklamacji, aby od razu wyróżnić swoje pismo. Tytuł może brzmieć na przykład „Reklamacja dotycząca uszkodzonego produktu” lub „Zgłoszenie nieprawidłowości dotyczących wykonanej usługi”. Tytuł powinien znajdować się na środku strony, pod danymi adresowymi.

Krok 6: Szczegóły

W tej części reklamacji opisz szczegółowo problem, z którym się spotkałeś. Podaj konkretną datę zakupu, numer faktury, nazwę produktu lub usługi oraz opisz dokładnie, co jest nie tak. Staraj się być obiektywny i konkretny w swoich opisach, aby firma mogła szybko zrozumieć, o co Ci chodzi.

Krok 7: Dowody

Jeżeli posiadasz jakiekolwiek dowody, które potwierdzają Twoje zarzuty, dołącz je do pisma. Może to być na przykład kopia paragonu, zdjęcia uszkodzonego produktu lub inne dokumenty. Dołączanie dowodów może wzmocnić Twoje argumenty i pomóc przyspieszyć proces reklamacyjny.

Krok 8: Wymagania

Podaj swoje wymagania wobec firmy w związku z reklamacją. Może to być zwrot pieniędzy, wymiana produktu, naprawa uszkodzonego towaru lub inne żądania. Upewnij się, że Twoje żądania są realistyczne i uzasadnione.

Krok 9: Podsumowanie

Na zakończenie reklamacji podsumuj swoje zarzuty i żądania. Wyraź nadzieję na pozytywne rozpatrzenie reklamacji i proś o odzew w określonym terminie.

Krok 10: Podpis

Na końcu pisma umieść swoje imię i nazwisko, a także podpis. Upewnij się, że podałeś dane kontaktowe, takie jak adres i numer telefonu w nagłówku i w stopce pisma.

Krok 11: Załączniki

Na samym końcu pisma możesz wymienić załączone dokumenty. Jeżeli do reklamacji dołączyłeś jakiekolwiek załączniki, takie jak kopia paragonu czy zdjęcia produktu, warto wymienić je na końcu reklamacji.

To są podstawowe kroki, które powinieneś podjąć, aby napisać skuteczną reklamację. Ważne jest, aby być konkretnym, uprzejmym i profesjonalnym w swoim pismie. Napisanie rzetelnej reklamacji może mieć ważne znaczenie dla rozwiązania Twojego problemu.