Maila Z Przypomnieniem

1. Określ cel maila

Zanim rozpoczniesz pisanie maila, musisz ustalić cel, jaki chcesz osiągnąć. Czy chcesz przypomnieć o ważnym spotkaniu, terminie płatności czy innej istotnej sprawie? Określenie celu pomoże Ci w sformułowaniu treści maila.

2. Wybierz odpowiednie słowa kluczowe

Ważne jest, aby użyć słów kluczowych, które pomogą odbiorcy zrozumieć, o co chodzi w mailu. Słowa takie jak „przypomnienie”, „ważne”, „termin” czy „niezapomniane” mogą pomóc w zwróceniu uwagi.

3. Rozpocznij mail od grzecznościowego powitania

Nie zapomnij rozpocząć maila od grzecznościowego powitania. Jeśli piszesz do osoby, z którą nie masz bliskiego stosunku, lepiej użyć tradycyjnego „Dzień dobry” lub „Witam”. Jeśli jesteście sobie bliżsi, możesz użyć bardziej swobodnego „Cześć” lub „Hej”.

Przykład:

Dzień dobry,

Chciałem Ci przypomnieć, że zgodnie z naszą umową, termin płatności za fakturę nr XYZ upływa już jutro.

4. Przedstaw istotne informacje

Przechodząc do sedna maila, przedstaw odbiorcy istotne informacje. Podaj dokładny termin, o którym chcesz przypomnieć oraz wszelkie istotne szczegóły dotyczące zadania czy spotkania.

Przykład:

Termin płatności: 10 września 2022 r.

Kwota: 1000 zł

Metoda płatności: przelew bankowy na konto XYZ

5. Zaznacz konsekwencje niepodjęcia działań

Warto również zaznaczyć, jakie mogą być konsekwencje niepodjęcia odpowiednich działań. Jeśli to możliwe, podaj również alternatywne rozwiązania lub sugeruj, że jesteś otwarty na negocjacje.

Przykład:

Pragnę zauważyć, że opóźnienie w dokonaniu płatności może spowodować naliczenie odsetek karanych w kwocie 50 złotych za każdy dzień zwłoki. Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub chciałbyś rozwiązać tę sprawę w inny sposób, proszę o kontakt.

6. Zamknij maila odpowiednim zakończeniem

Ważne jest, aby właściwie zakończyć maila. Użyj grzecznościowego zwrotu, takiego jak „Z poważaniem” lub „Serdecznie pozdrawiam”. Podpisz się swoim imieniem i nazwiskiem oraz podaj informacje kontaktowe, jeśli odbiorca będzie chciał się z Tobą skontaktować.

Przykład:

Z poważaniem,

Jan Kowalski

Telefon: 123-456-789

E-mail: [email protected]

Zastosowanie się do powyższych wskazówek pomoże Ci napisać efektywny mail z przypomnieniem. Pamiętaj, aby być konkretnym i zwięzłym, unikać zbędnych informacji i pisać jasnym, zrozumiałym językiem. Powodzenia!

Wzór Maila Z Przypomnieniem

Tytuł: Przypomnienie o zbliżającym się terminie

Witam!

Chciałbym przypomnieć o zbliżającym się terminie [nazwa zadania/pracy/projektu], którego ustaliliśmy wcześniej. Pragnę również przypomnieć o konieczności dostarczenia [dokumentów/materiałów/raportów] związanych z tym zadaniem.

Termin wykonania tego zadania upływa [data terminu wykonania], dlatego proszę o jak najszybsze dostarczenie wymaganych materiałów.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości lub trudności, proszę o kontakt ze mną telefonicznie pod numerem [numer telefonu] lub drogą mailową pod adresem: [adres email].

Przypominam, że terminy wykonania są istotne dla prawidłowego funkcjonowania naszej firmy/instytucji. Niezwłoczne dostarczenie wymaganych materiałów pozwoli uniknąć opóźnień i utrudnień w naszej pracy.

Proszę upewnić się, że wszystkie dokumenty/materiały są kompleksowe i zgodne z naszymi oczekiwaniami. W przypadku jakichkolwiek braków lub niedociągnięć, proszę o poinformowanie mnie jak najszybciej, abyśmy mogli je skorygować.

Pragnę jeszcze raz przypomnieć o nazwa_zadania i zaznaczyć, że oczekuję na jego terminowe wykonanie.

Dziękuję za uwagę i współpracę.

Z poważaniem,

Treść maila w skrócie:

1. Wprowadzenie

2. Tytuł

3. Witam

4. Przypomnienie o zbliżającym się terminie

5. Informacja o konieczności dostarczenia dokumentów/materiałów

6. Podanie daty terminu wykonania zadania

7. Prośba o jak najszybsze dostarczenie

8. Kontakt w przypadku trudności

9. Ważność terminów wykonania

10. W przypadku braków/niedociągnięć

11. Podkreślenie oczekiwanego terminowego wykonania zadania

12. Zakończenie i podziękowanie

13. Podpisanie

14. Podsumowanie treści maila